6个实用Word技巧，让你工作效率翻倍

PassFab 2025-08-06

一、快捷键操作类

快速定位编辑位置：按 Shift+F5 可定位到 Word 最后三次编辑的位置，能在不同编辑点之间快速切换。

快速插入日期和时间：按 Alt+Shift+D 可插入系统日期，按 Alt+Shift+T 可插入系统当前时间。

快速设置上下标：选中文字后，按 Ctrl+Shift+= 设为上标，按 Ctrl+= 设为下标，再次按下可恢复原始状态。

二、格式设置类

使用格式刷：若要将某部分格式应用到其他地方，先将光标放在带格式文本上，点击 “主页” 选项卡中的 “格式刷” 按钮，再选中目标文本即可。若需多次应用格式，可双击 “格式刷” 按钮。

启用导航窗格：点击 “视图” 选项卡，勾选 “显示” 组中的 “导航窗格” 复选框，可在左侧显示文档结构，方便快速跳转到各个部分，还可拖动标题重新组织文档结构。

创建自定义模板：经常创建相同样式格式的文档时，可将现有文档另存为 “Word Template（*.dotx）” 格式，下次创建新文档时可直接选用该模板。

三、文本编辑类

快速取消自动编号：当 Word 自动添加编号时，按 Ctrl+Z 可取消，且再次键入数字时该功能会被禁止。也可在 “自动更正选项” 对话框中，取消选择 “键入时自动套用格式” 下的 “自动编号列表” 复选框来关闭此功能。

快速选择字体：右击工具栏，选择 “自定义”，在 “命令” 选项卡中将常用字体拖到工具栏成为按钮，方便快速选择。

去除页眉下横线：可将横线颜色设为 “白色”，或进入页眉编辑，选中段落标记并删除，也可将 “样式” 中的 “页眉” 换成 “正文” 等方法来去除。

四、文档排版类

分栏与分页：在 “布局” 选项卡中点击 “分栏” 可将文档分为多栏。按 Ctrl+Enter 可快速在指定位置分页。

生成目录：为文档标题应用样式（如标题 1、标题 2 等）后，点击 “引用” 选项卡中的 “目录”，可自动生成目录。

插入页码：在 “插入” 选项卡中点击 “页眉” 或 “页脚”，然后在其中点击 “页码” 按钮，可选择页码的位置和样式。

五、文档保护与协作

限制编辑：在"审阅→限制编辑"中可以设置文档保护，允许仅修改特定部分。

比较文档：在"审阅→比较"中可以对比两个版本的文档差异。

批注与修订：使用Ctrl+Alt+M插入批注，在"审阅→修订"中跟踪所有更改。

注意设置文档保护后，一定要牢记密码，word并不提供密码重置功能，智能借助第三方工具如PassFab for Word的移除word编辑限制功能，一键移除word 的编辑限制。

六、其他实用技巧

一秒合并文档：点击 “插入” 中的 “文本”，选择 “对象”，再选择 “文件中的文字”，选中要合并的文件即可将多个文档合并到一起。

删除空白页：若空白页前是表格，可将光标停在空白页第一行位置，右键选择 “段落”，把行距改为固定值 1，空白页通常会消失。若前是文字，按 Ctrl+Delete 可删除空白页。

快速输入特殊符号：输入 2611 按 Alt+X 可在方框内打钩，输入 2612 按 Alt+X 可在方框内打叉。按住 Alt 键不放，输入 0153 是商标符号，输入 0165 是人民币符号。