职场人必看！Word 打印实用技巧，让办公效率翻倍

PassFab 2025-07-03

一、基础打印设置优化​

1、打印范围精准选择​

在 Word 中，点击 “文件” 选择 “打印”，在 “打印所有页” 下拉菜单中，可根据需求选择不同打印范围。

若只需打印当前页，直接选择 “打印当前页”；

若要打印指定页码，在 “页数” 栏输入具体页码，如 “3,5,7” 表示打印第 3、5、7 页，输入 “2-6” 则打印第 2 至 6 页，灵活设置能避免不必要的纸张浪费。​

2、调整打印份数与排序​

打印多份文档时，在 “份数” 栏输入数量，若需多份文档按顺序依次打印，勾选 “整理” 选项；若希望先打印完所有第一份，再打印第二份等，则取消勾选，根据实际需求选择，提高装订效率 。​

3、页面设置与缩放打印​

通过 “页面设置” 功能，可调整纸张大小、页边距、纸张方向等。若文档内容与纸张不匹配，还能使用 “缩放” 功能，如将 A4 内容缩放到 A5 纸张打印，或在一张纸上打印多页内容，既能适应特殊打印需求，又能节省纸张。​

二、特殊场景打印技巧

1、双面打印的实现​

许多打印机支持双面打印功能，在 “打印” 界面中找到 “单面打印” 下拉菜单，选择 “手动双面打印” 或 “自动双面打印”（取决于打印机配置）。手动双面打印时，打印完一面后，需手动翻转纸张再继续打印另一面，操作时注意纸张放置方向。​

2、打印所选的内容

选中文档中的指定内容，点击打印，进入选择【打印所选内容】，这样就可以将文档中指定的段落内容打印出来。

3、打印奇数页或偶数页

如果要求指定打印奇数页或者是偶数页的话，直接在打印标记下勾选【仅打印奇数页】或【仅打印偶数页】。

4、打印背景和图片

在默认的打印情况下，一般打印不会有背景和图片，那么如果要打印背景和图片的话，我们需要自己去设置，进入【文件】-【选项】-【显示】，在底部可以看到【打印选项】，将【打印背景颜色和图片】打钩即可。

三、实用打印辅助技巧​

1、打印预览的巧用​

在正式打印前，一定要使用 “打印预览” 功能，提前查看文档排版、页码、分页等是否符合预期。通过预览，可及时发现并调整页眉页脚位置、段落间距等问题，避免打印后才发现错误，浪费纸张和时间。​

2、打印文档属性信息​

有时需要在打印文档中附带文档属性，如作者、创建日期、修改时间等。在 “文件” - “信息” 中，点击 “属性” 下拉菜单选择 “高级属性”，在弹出窗口的 “摘要” 选项卡中填写相关信息，打印时这些内容就能随文档一起输出 。​

掌握这些 Word 打印技巧，能让你在办公场景中更加得心应手。无论是处理日常文档，还是应对复杂的打印需求，都能高效完成任务，提升工作效率。在实际操作中，要是遇到不能word文档不能打印的情况，那可以是word文档设置了编辑限制导致，这时只要我们输入密码取消编辑限制，便可以打印了，但如果忘记密码，则需要借助PassFab for Word工具，一键移除word文档编辑限制即可。