Word高手都在用的6个隐藏功能，2分钟学会，效率翻倍！

PassFab 2025-06-06

一、自动生成图文

选中图片和内容，接着点击文件-选项-自动更正选项-在替换中输入关键字内容，点击添加，再点击确定即可，输入对应的内容，按下回车就能自动生成图文内容。

二、快速生成目录

撰写长篇文档时，手动编写目录既耗时又容易出错。Word 提供了自动生成目录的功能。在文档中，先将各级标题设置为对应的标题样式，如 “标题 1”“标题 2” 等。设置完成后，将光标定位到要插入目录的位置，切换到 “引用” 选项卡，点击 “目录” 按钮，选择 “自动目录 1” 或 “自动目录 2”，Word 会根据文档中的标题样式自动生成目录，而且目录中的页码会随文档内容的增减自动更新，非常方便。

三、巧用格式刷

为不同段落或文字设置相同格式，反复操作格式设置选项很麻烦。格式刷能完美解决这一问题。选中已设置好格式的文本，点击 “开始” 选项卡中的 “格式刷” 按钮。用它刷过其他需要应用相同格式的文本，这些文本就会立刻拥有相同格式。若要多次使用格式刷，可双击 “格式刷” 按钮，这样就能连续为多处文本应用格式，完成后再次点击格式刷按钮或按 “Esc” 键退出即可。

四、批量添加空格

选中整个文档，按下快捷键Ctrl+H打开查找替换对话框，在查找内容中输入【?】，在替换中输入【^&空格】，再点击更多勾选“使用通配符”。

五、文本转换为表格

选中要转换的文本内容，点击插入-表格-文本转换为表格，根据需要修改列数，并勾选【根据内容调整表格】，点击确定即可转换为表格。

六、批量修改字体格式

文档中如果需要统一修改字体、字号或颜色等格式，还在一段一段地选中修改？用“格式刷”虽然能复制格式，但面对大量文本时也很麻烦。这时，可以按下“Ctrl + A”全选文档内容，然后在“开始”选项卡中直接设置所需的字体格式，就能一次性完成批量修改，效率大幅提升。

掌握了以上6个Word技巧，在处理文档时就能更加得心应手，大大提高工作效率，减少不必要的时间，但如果你发现，word文档可以上功能都不能设置，且功能区已经变灰，那可能是设置了word编辑限制导致，这时我们只需输入设置密码取消即可，如忘记密码，那么则需借助PassFab for Word工具，一键移除word文档的编辑限制。