防止错误数据录入，Excel 数据验证技巧上手指南

PassFab 2025-07-09

一、基础设置

选中目标单元格区域：打开 Excel 表格，先确定需要进行数据验证的单元格或单元格区域，用鼠标拖动选中即可。

打开数据验证对话框：点击菜单栏中的 “数据” 选项卡，找到 “有效性” 点击后会弹出 “数据有效性” 对话框。

设置验证条件：在 “设置” 选项卡中，“允许” 下拉菜单里有多种数据类型可供选择。若要限定整数范围，选择 “整数”，然后在 “数据” 下拉菜单中选 “介于”，输入最小值和最大值（如数据介于 18 到 60之间）；若要限定日期范围，选择 “日期”，再设置起止日期，能避免输入不符合逻辑的日期。​

确认设置：完成条件设置后，点击 “确定”，此时选中的单元格就只能输入符合条件的数据了。若输入错误，会弹出默认提示窗口。​

二、自定义提示信息

进入 “输入信息” 选项卡：在 “有效性” 对话框中，切换到 “输入信息” 选项卡，勾选 “选定单元格时显示输入信息”。​

填写提示内容：在 “标题” 栏输入简洁的标题（如 “输入提示”），在 “输入信息” 栏详细说明要求（如 “请输入 18-65 之间的整数”）。这样用户选中单元格时，就会显示提示信息，减少错误输入概率。

三、设置错误警告

切换到 “出错警告” 选项卡：在 “数据验证” 对话框中，打开 “出错警告” 选项卡，勾选 “输入无效数据时显示出错警告”。​

选择警告样式与内容：“样式” 有停止、警告、信息三种。选 “停止” 时，错误数据无法输入；选 “警告” 或 “信息” 时，会提示但允许继续输入。在 “标题” 和 “错误信息” 栏填写具体内容（如 “数值错误”“请输入 18-65 之间的整数”），让用户清楚错误原因。​

四、利用序列功能

选择 “序列” 验证条件：在 “数据有效性” 对话框的 “设置” 选项卡中，“允许” 选择 “序列”。​

输入序列来源：在 “来源” 栏输入预设选项，用英文逗号分隔（如 “男，女”“销售部，技术部，财务部”）。也可以点击来源框右侧的图标，选择表格中已有的选项区域，再点击图标返回对话框。​

完成下拉菜单设置：点击 “确定” 后，选中的单元格会出现下拉箭头，用户只能从下拉菜单中选择选项，彻底避免输入错误。

五、数据验证的注意事项

虽然数据验证可以有效限制用户输入数据的格式，但它并不能阻止用户从其他地方复制并粘贴不符合规则的数据。因此，在使用数据验证时，最好给Excel设置限制编辑来增强数据的保护，设置步骤如下：

首先，点击菜单选项卡“审阅”界面中的“保护工作表”选项。

弹出对话框后，去掉“选定锁定的单元格”和“选定解除锁定的单元格”前方的对钩，然后在密码栏里输入想要设置的密码，再点击“确定”就设置好了。

后续如果想要解除限制，只需要点击“审阅”-“撤销工作表保护”，弹出对话框后，输入原本设置的密码，再点击“确定”即可。

Excel表格设置限制密码后记得要妥善保管，若忘记密码，Excel不提供直接恢复的方法。

这种情况，可以借助其他工具来解决问题。如：PassFab for Excel工具里的移除Excel编辑限制模块，可以不用密码，直接移除Excel表格编辑限制保护。