Excel 多级下拉菜单制作全攻略：从数据源到设置，3 步搞定高效录入

PassFab 2025-08-29

一、准备数据源​

首先，精心规划和整理数据源至关重要。假设要制作一个包含省份、城市、区县的多级下拉菜单。在 Excel 中创建一个工作表，将省份信息列在 A 列，城市信息与对应的省份在同一行，区县信息同样与对应的城市关联排列。例如，A1 单元格为 “广东省”，B1 单元格为 “广州市”，C1 单元格为 “天河区”“越秀区” 等。确保数据的准确性和完整性，避免重复或错误信息。

二、定义名称​

一级菜单定义：选中包含所有省份名称的单元格区域，比如 A1:A30（假设共有 30 个省份）。点击 Excel 菜单栏中的 “公式” 选项卡，再点击 “定义名称”。在弹出的 “新建名称” 对话框中，为该区域命名，如 “省份”，然后点击 “确定”。这一步为后续设置一级下拉菜单的数据源奠定基础。​

二级菜单定义：选中包含城市信息的单元格区域，包括省份列和城市列（假设省份在 A 列，城市在 B 列），例如 A1:B200（涵盖所有省份及对应的城市）。点击 “公式” 选项卡中的 “根据所选内容创建”，在弹出的对话框中，勾选 “首行”，因为首行包含省份名称，作为定义名称的依据。这样，每个省份对应的城市区域就会被分别定义为以省份名称命名的名称，如 “广东省” 对应其下属城市的单元格区域。​

三级菜单定义（若有）：若还需制作区县的三级下拉菜单，类似地，选中包含区县信息的单元格区域（包含省份、城市、区县列），点击 “公式” 选项卡中的 “根据所选内容创建”，这次勾选 “最左列”，将每个城市对应的区县区域定义为以城市名称命名的名称。​

三、创建下拉菜单​

一级下拉菜单设置：选中需要设置一级下拉菜单的单元格，比如在员工信息表中选择 “省份” 列对应的单元格。点击 “数据” 选项卡，选择 “数据验证”。在 “数据验证” 对话框中，“允许” 下拉列表选择 “序列”，在 “来源” 文本框中输入 “= 省份”（这里的 “省份” 就是之前定义的名称），然后点击 “确定”。此时，这些单元格就出现了包含所有省份的下拉菜单。​

二级下拉菜单设置：选中需要设置二级下拉菜单的单元格，如 “城市” 列对应的单元格。同样点击 “数据” 选项卡中的 “数据验证”，在 “允许” 下拉列表选择 “序列”，在 “来源” 文本框中输入公式 “=INDIRECT (A2)”（假设一级下拉菜单所在单元格为 A2，此公式表示根据 A2 单元格中选择的省份名称，间接引用对应的城市区域名称）。点击 “确定”，可能会弹出提示框，点击 “是” 即可。这样，当在一级下拉菜单中选择一个省份后，二级下拉菜单就会显示该省份对应的城市。​

三级下拉菜单设置（若有）：对于三级下拉菜单，选中对应单元格，进入 “数据验证” 设置。“允许” 选择 “序列”，“来源” 输入公式 “=INDIRECT (B2)”（假设二级下拉菜单所在单元格为 B2）。此公式根据 B2 单元格中选择的城市名称，间接引用对应的区县区域名称。点击 “确定” 完成设置。当二级下拉菜单选择一个城市后，三级下拉菜单会显示该城市对应的区县。​

通过以上步骤，就成功在 Excel 中制作出了多级下拉菜单。但要是在制作多级下拉菜单是发现有编辑不了的情况，那可能是因为Excel编辑限制导致，只需点击审阅-撤销Excel编辑限制-输入密码-点击确定即可完成开始制作下拉菜单。若要是忘记密码了，则可以借助PassFab for Excel工具的移Excel编辑限制功能，可一键移Excel编辑限制。