学会这四个Excel技巧，高效提升工作效率

PassFab 2025-05-06

一、快速定位

面对海量数据，手动查找如“盲人摸象”。用“Ctrl + F”可开启“查找和替换”对话框，输入关键词，像产品名称、客户编号等，点击“查找全部”，所有匹配结果一览无余，直接点击就能跳转。

还能借助“Ctrl + G”打开“定位”对话框，选“定位条件”按需定位。比如要处理空值单元格，选“空值”后，Excel会快速选中所有空单元格，方便批量填充或删除。

二、If函数嵌套

单个函数能力有限，函数嵌套却能应对复杂需求。IF函数嵌套堪称多条件判断“王者”。在员工绩效评定中，若90分及以上为“优秀”，75 - 89分为“及格”，60 - 74分为“及格”，60分以下为“不及格”，用公式“=IF(C2>=90, "优秀", IF(C2>=75, "良好", IF(C2>=60, "及格", "不及格")))（C2为得分单元格），就能自动评定等级。

三、数据透视表

海量数据手动统计易出错，数据透视表能快速分类汇总。选中数据区域，点“插入”里的“数据透视表”，选好放置位置，在右侧“数据透视表字段”窗格拖动字段到“行”“列”“值”区域，就能生成汇总报表。比如按产品类别和销售日期汇总销售额，销售趋势一目了然。还能随时调整字段布局、筛选数据，挖掘更多信息。

四、录制宏

重复性工作手动做费时费力，录制宏能自动执行。点击“开发工具”，选“录制新宏”，命名、设快捷键、选保存位置后开始录制，正常操作，结束点“停止录制”。下次执行同样操作，在“宏”对话框选宏点击“执行”即可，像每月做报表格式调整，一键就能搞定。

掌握这些技巧，多实践、多运用，你就能成为Excel高手，高效完成工作，告别加班烦恼。但如果遇到无法使用这些技巧进行编辑的，那可能是Excel表格设置了编辑限制，若想移除限制，可点击 “审阅” 选项卡中的 “撤销工作表保护”，输入密码即可解除限制。若忘记密码，则可以借助第三方工具来帮忙移除，如：PassFab for Excel工具，可以一键移除Excel编辑限制。