Excel 实用技巧大汇总，提升办公效率的必备指南

PassFab 2025-07-30

一、快速输入与编辑技巧

1、快速填充（Ctrl + E）
适用于提取、拆分、格式化数据等场景。例如：

1.从 “张三 - 13812345678” 中提取手机号，只需在第一个单元格输入 “13812345678”，选中下方单元格按 Ctrl + E，自动填充剩余手机号。

2.将 “20230730” 转换为 “2023-07-30”，输入第一个格式化结果后，用 Ctrl + E 快速应用到其他单元格。

2、批量输入相同内容

选中多个单元格（按住 Ctrl 点击不连续单元格，或拖动选中连续单元格），输入内容后按 Ctrl + Enter，所有选中单元格会同时填充该内容。

二、数据处理与清洗技巧

1、分列功能（快速拆分数据）

选中需拆分的列，点击「数据」→「分列」，根据分隔符（如逗号、空格、 hyphen）或固定宽度拆分内容。例如，将 “姓名 - 部门” 拆分为两列。

2、去除重复值

选中数据区域，点击「数据」→「删除重复值」，选择需去重的列，一键删除重复记录（注意先备份数据）。

三、公式与函数高效应用

1、VLOOKUP 函数（跨表查询数据）

语法：VLOOKUP(查找值, 查找范围, 返回列数, 匹配方式)

例如：在 “员工表” 中根据 “工号” 查询 “姓名”，公式为 VLOOKUP(D2, 员工表!A:B, 2, 0)（0 表示精确匹配）。

注：Excel 365 可使用更灵活的 XLOOKUP 函数，支持反向查询和多条件查询。

2、SUMIF/SUMIFS 条件求和

SUMIF(条件区域, 条件, 求和区域)：单条件求和（如 “部门 = 销售” 的销售额总和：SUMIF(A:A, "销售", B:B)）。

SUMIFS(求和区域, 条件区域1, 条件1, 条件区域2, 条件2)：多条件求和（如 “部门 = 销售且月份 = 7 月” 的总和）。

四、数据可视化技巧

1、快速插入图表

选中数据区域，按 Alt + F1 自动生成图表（默认柱状图），或点击「插入」→选择图表类型（折线图、饼图等），双击图表元素（如标题、坐标轴）可自定义格式。

2、迷你图（单元格内的小图表）

选中需插入迷你图的单元格，点击「插入」→「迷你图」（折线图 / 柱形图 / 盈亏图），选择数据源，快速在单元格内展示数据趋势，适合密集数据展示。

五、其他实用功能

1、冻结窗格（查看长表格时固定表头）

选中表头下方的单元格，点击「视图」→「冻结窗格」→「冻结首行」（或根据需要冻结首列、同时冻结首行首列），滚动表格时表头始终可见。

2、批注与备注

右键单元格→「插入批注」，添加说明文字（方便多人协作时标注信息）；批注可隐藏，鼠标悬停时显示。

3、保护工作表 / 工作簿

点击「审阅」→「保护工作表」，设置密码后可限制他人修改单元格内容。

不过需要注意的是设置了Excel工作表保护之后，要记好密码，若忘记密码，Excel不提供直接恢复的方法。

这种情况，可以借助其他工具来解决问题。如：PassFab for Excel工具里的移除Excel编辑限制模块，可以不用密码，直接移除Excel表格编辑限制保护。