如何通过Excel文件实现邮件合并

PassFab 2025-07-29

1、准备数据源 Excel 文件：确保该 Excel 文件中的数据结构合理，每列标题对应要合并的不同字段，如姓名、邮箱、地址等，每行则是一条完整的记录。比如制作邀请函时，可设置 “姓名”“邮箱”“公司名称” 等列，每行对应一位受邀人信息，且所有数据无空行、空列，也无合并单元格，以免干扰后续合并流程。

2、准备 Word 文档：打开 Word，创建或打开用于邮件合并的文档，设计好固定内容与格式，如邀请函的正文、格式排版等。若要生成个性化内容，在需填充数据的位置预留好空位，如在邀请函开头 “尊敬的 [姓名]” 处，“[姓名]” 位置就是要插入合并域之处。

3、启动邮件合并功能：在 Word 菜单栏中，点击 “邮件” 选项卡。在 “开始邮件合并” 组中，点击 “开始邮件合并”，选择要创建的文档类型，如 “信函”“电子邮件” 等，若要生成邀请函用于发送邮件，可选择 “电子邮件”。

4、选择数据源：继续在 “邮件” 选项卡中，点击 “选择收件人”，选择 “使用现有列表”，在弹出的文件浏览器中，找到之前准备好的数据源 Excel 文件并打开。若 Excel 文件中有多个工作表，选择包含所需数据的工作表，点击 “确定”，完成数据源与 Word 文档的连接。

5、插入合并域：将光标定位到 Word 文档中需插入数据的位置，点击 “插入合并域”，从下拉列表中选择对应的 Excel 列标题字段，如将光标置于 “尊敬的” 之后，点击 “插入合并域” 选择 “姓名”，即可插入 “《姓名》” 合并域（不同版本显示可能有差异）。按此方法，在文档其他需个性化的位置插入相应合并域。

6、预览结果：完成合并域插入后，点击 “邮件” 选项卡中的 “预览结果”，可通过左右箭头浏览每条记录在文档中的呈现效果，检查合并域数据是否正确插入、格式是否符合预期，若有问题，返回数据源 Excel 文件或 Word 文档进行调整。

7、完成邮件合并：预览无误后，点击 “完成并合并”，可选择 “编辑单个文档” 生成包含所有记录的新 Word 文档，也可直接选择 “发送电子邮件”。若选择发送电子邮件，需确保电脑已配置好邮件客户端，在弹出的发送邮件对话框中，设置好邮件主题等信息，点击 “确定”，即可将个性化邮件发送给数据源中的每个收件人。

通过上述的方法，可以快速实现上百份的邮件发送，但如果在此过程中遇到Excel文档这种的信息编辑不了，那可能是因为设置了编辑限制导致，这时我们只需输入文档限制密码，取消编辑限制，即可正常使用，但如果你忘记密码，则需借助第三方工具，如PassFab for Excel工具无需密码，即可一键移除word文档编辑选择。